REMBOURSEMENT DE FRAIS : NOUVEAUTÉS AU NIVEAU DES FICHES FISCALES

Le fisc veut désormais avoir une idée plus précise des montants des remboursements de « frais propres à l’employeur » octroyés aux travailleurs.

Par conséquent, à partir de l’année de revenus 2022, les fiches fiscales devront mentionner :

les montants octroyés aux travailleurs pour toutes les catégories d’indemnités versées à titre de remboursement de frais propres à l’employeur ;
les indemnités de frais accordées sur la base de pièces justificatives.

Vous trouverez dans le présent news plus d’informations au sujet des frais propres à l’employeur et des changements à venir.

Notion de frais propres à l’employeur

Les indemnités qui sont payées à des travailleurs afin de leur rembourser des frais qui ont été exposés pour leur employeur sont des remboursements de frais. En d’autres mots, il s’agit d’indemnités qui couvrent des frais, qui sont propres à l’employeur, mais qui ont, dans un premier temps, été pris en charge par le travailleur. Le travailleur avance les coûts et l’employeur lui rembourse ensuite. Cela implique que le travailleur ne peut pas s’enrichir en raison du paiement de ces indemnités par l’employeur.

Il s’agit par exemple des coûts supportés par un travailleur en raison d’appels téléphoniques professionnels effectués avec son GSM privé. Un autre exemple est celui d’un travailleur qui achète, pour son employeur, des sandwichs pour une réunion clients. Ces coûts sont des frais propres à l’employeur.

En principe et à certaines conditions, les montants remboursés à un travailleur par son employeur à titre de frais sont exonérés d'impôts et de cotisations de sécurité sociale si l’indemnité payée sert à couvrir des frais propres à l’employeur (frais engendrés pour l’employeur dans le cadre de l’activité professionnelle), pris en charge dans un premier temps par le travailleur, et qu’elle a effectivement été consacrée au remboursement de tels frais.

En effet, les montants octroyés à titre d’indemnité de frais doivent correspondre à des frais réellement exposés par le travailleur et ne peuvent en aucun cas être du salaire. L'employeur doit pouvoir justifier l’octroi de ces frais au moyen de pièces justificatives ou sur la base des forfaits acceptés par l’ONSS et/ou le fisc.

Types de frais propres à l’employeur au niveau fiscal

Au niveau fiscal, on distingue 3 catégories de remboursement de frais incombant à l’employeur :

Catégorie 1 : remboursement forfaitaire de frais sur la base de normes sérieuses

La notion d’indemnité forfaitaire déterminée sur la base de normes sérieuses n’est pas légalement définie.

Il est toutefois admis que cette catégorie englobe les indemnités forfaitaires que l’administration alloue à ses fonctionnaires. Il s’agit notamment des indemnités kilométriques pour déplacements professionnels (maximum 0,3707EUR/Km). Cette catégorie ne reprend pas les indemnités kilométriques pour les déplacements domicile - lieu de travail, celles-ci faisant l’objet d'une catégorie distincte sur la fiche fiscale.

Par ailleurs, cette catégorie comprend également l’indemnité pour frais de bureau en cas de télétravail structurel et régulier pour autant que les conditions prévues par la circulaire fiscale 2021/C/20 du 26/02/2021 soient respectées (par exemple, équivalent d’un jour de télétravail à temps plein par semaine sur une base mensuelle).

Les forfaits concernant l’utilisation à des fins professionnelles d’une connexion internet, d’un ordinateur, d’un deuxième écran et/ou d’une imprimante privés constituent également des forfaits établis sur la base de critères sérieux pour autant que les conditions prévues par la circulaire 2021/C/20 soient remplies. Ces forfaits sont cumulables avec l’indemnité de bureau pour télétravail structurel et régulier dont question ci-dessus prévue par la même circulaire. Pour plus d’informations au sujet de ces forfaits nous vous renvoyons à notre news du 6 janvier 2022.

Ces différents forfaits acceptés par l’Administration fiscale constituent des montants maximum. Il est donc tout à fait possible de prévoir des montants inférieurs qui « restent » des indemnités déterminées sur la base de critères sérieux.

Enfin, cette catégorie englobe également les indemnités de remboursement de frais qui ont fait l’objet d’une demande de ruling dont le montant a été validé par le Service des décisions anticipées.

En revanche, les indemnités forfaitaires acceptées par l’ONSS ne lient pas l’Administration fiscale et ne peuvent pas être considérées comme octroyées sur la base de critères sérieux. Par exemple, le forfait pour frais de parking accepté par l’ONSS ne constitue pas une indemnité octroyée sur la base de critères sérieux (sauf à obtenir un ruling).

Catégorie 2 : remboursement forfaitaire de frais sur la base d’autres critères

Cette catégorie regroupe tous les remboursements forfaitaires de frais qui n’ont pas été déterminés sur la base de critères sérieux (cf. ci-dessus catégorie 1). Il s’agit de remboursements que l’employeur effectue sur la base d’une estimation forfaitaire (en principe préalable) des frais supportés par son travailleur.

Il s’agit par exemple d’une indemnité forfaitaire de 100 EUR par mois octroyée à titre de frais de représentation.

La détermination d’un tel forfait est une question de fait. Le montant de l’indemnité forfaitaire est souvent fixé compte tenu de la fonction et des tâches que le travailleur assume au sein de l’entreprise.

Catégorie 3 : remboursement des frais sur la base des frais réels

Il s’agit des remboursements effectués par l’employeur sur la base de pièces justificatives présentées par le travailleur (tickets de caisse, factures, souches TVA, etc.).

Fiches fiscales – nouveautés

Les indemnités forfaitaires octroyées à titre de remboursement de frais sont déductibles à titre de frais professionnels dans le chef de l’employeur si elles ont été mentionnées sur la fiche fiscale des travailleurs concernés.

Jusqu’il y a peu, ces indemnités forfaitaires octroyées à titre de remboursement de frais propres à l'employeur devaient simplement être mentionnées sur les fiches fiscales 281.10 (travailleurs) ou 281.20 (dirigeants d’entreprise) dans le cadre « Renseignement divers ».

En outre, en cas de combinaison de différentes catégories de frais, les mentions et/ou le montant figurai(en)t toujours sur une même ligne sans distinction. Il n’était, par ailleurs, pas nécessaire de mentionner les montants octroyés pour toutes les catégories de frais.

Par exemple, en cas d’octroi d’un forfait de 100 EUR par mois, il suffisait simplement qu’une case de la fiche fiscale soit cochée.

De plus, en cas de remboursement effectué sur la base de pièces justificatives, aucune obligation de déclaration n’existait formellement.

À présent, le fisc souhaite avoir une idée plus précise des montants octroyés à titre de remboursement de « frais propres à l’employeur » de sorte que les mentions devant figurer sur les fiches fiscales en matière de remboursements de frais ont été modifiées.

Nouveautés à partir de l’année de revenus 2021 (exercice fiscal 2022)

L’année de revenus 2021 sera une année « transitoire ». Rien ne change au niveau du fond, seule la mise en page sera différente.

En effet, les remboursements de frais octroyés au cours de l’année de revenus 2021 (exercice fiscal 2022) seront présentés de manière légèrement différente par rapport à l’année de revenus 2020. Une ligne pour chaque catégorie d'indemnité de frais sera dorénavant prévue au lieu d’une ligne commune pour les trois catégories.

Par contre, seul le montant des indemnités forfaitaire de frais sur la base d’autres critères devra être mentionné.

Nouveautés à partir de l’année de revenus 2022 (exercice fiscal 2023)

À partir de l'année de revenus 2022 (exercice fiscal 2023), des changements plus importants seront d’application. Ces nouvelles modalités s’appliqueront donc à toutes les catégories de frais (réels et forfaitaires) octroyés à partir du 1er janvier 2022.

Tout d’abord, la fiche fiscale devra mentionner clairement les différents montants octroyés pour chacune des catégories d’indemnités de frais.

Par ailleurs, toutes les indemnités payées sur la base de pièces justificatives devront être mentionnées sur la fiche fiscale et ce, quelle que soit la manière dont le remboursement aura été effectué (via le paiement du salaire ou via un remboursement direct au travailleur).

En résumé, la fiche fiscale comportera trois lignes, une par catégorie d’indemnité (catégorie 1, 2 et 3) et les montants pour chaque catégorie devront être encodés. Par conséquent, en cas de combinaison de différentes catégories, les mentions et/ou les montants ne figureront plus sur une seule ligne. Il conviendra donc de distinguer clairement les frais forfaitaires déterminés sur la base de critères sérieux des frais forfaitaires basés sur d’autres critères.

La mention des montants de toutes les indemnités payées et l’obligation de mentionner sur la fiche fiscale les indemnités fixées sur la base de pièces justificatives permettra au fisc d’avoir une idée plus claire et transparente des indemnités de frais octroyées. Cela contribuera, entre autres, à un meilleur contrôle en la matière et permettra au fisc de mieux détecter les éventuels doubles emplois d’indemnités de frais.

Sanctions

En cas de non-respect des obligations déclaratives, l’employeur s’expose au risque de se voir refuser la déductibilité fiscale au titre de frais professionnels des indemnités accordées et/ou de se voir appliquer une amende administrative.

Contrairement à ce qui est prévu pour les indemnités forfaitaires, la non-mention des indemnités fixées sur la base de pièces justificatives n’entrainera pas automatiquement le rejet de celles-ci en tant que frais professionnels. Toutefois, l'infraction sera passible d’une amende administrative.

En outre, une cotisation sur commissions secrètes peut être infligée sur les remboursements non justifiés par des fiches fiscales.

Dirigeants d’entreprise

Les principes repris ci-dessus s’appliquent également aux dirigeants d’entreprise. Par conséquent, les indemnités de frais octroyées aux dirigeants d’entreprise sont soumises à des règles similaires et doivent également être mentionnées sur la fiche fiscale 281.20.

En pratique

Vu les changements en matière de déclaration fiscale applicables aux indemnités de frais octroyées à partir du 1er janvier 2022, il est très important que les montants payés à titre de remboursement de frais à vos travailleurs (ou à des dirigeants d’entreprise) soient correctement ventilés, selon les différentes catégories, sur les fiches fiscales qui seront établies à partir de l’année de revenus 2022 et ce, afin d’éviter d’éventuelles sanctions.

Par conséquent, en cas d’octroi d’indemnités de frais à vos travailleurs ou à des dirigeants d’entreprise, il est primordial que le SSN sache, à présent, quelle est la nature de ces indemnités afin que nous puissions les déclarer dans la bonne catégorie. À défaut de précision suffisante de votre part, ces indemnités seront automatiquement reprises dans la catégorie « frais forfaitaires octroyés sur la base d’autres critères ».

En pratique, les clients qui octroient actuellement des indemnités forfaitaires de frais à leurs travailleurs (ou à des dirigeants d’entreprise) seront prochainement contactés individuellement afin qu’ils nous indiquent dans quelle catégorie (frais forfaitaires déterminés sur la base de critères sérieux ou sur la base d’autres critères) ces indemnités (ou une partie de ces indemnités) doivent être mentionnées sur les prochaines fiches fiscales.

Par ailleurs, il est dorénavant nécessaire que les remboursements de frais effectués sur la base de pièces justificatives fassent l’objet d’une mention sur les fiches fiscales. En cas de remboursement de frais effectué sur la base de pièces justificatives à vos travailleurs (ou à des dirigeants d’entreprise), veillez dès lors à bien en informer votre gestionnaire de dossier ainsi qu'à lui communiquer le montant de ces remboursements.

Enfin et en tout état de cause, comme mentionné ci-dessus, il y a lieu d’être attentif à ce que les montants octroyés à titre d’indemnité de frais correspondent à des frais réellement exposés et ne constituent en aucun cas du salaire « optimalisé ».

Si vous avez des questions à propos du présent News, n'hésitez pas à contacter notre service juridique à l'adresse électronique legal@ssn.be.