FAQ
Il y a deux façons d'introduire la déclaration Dimona IN :
- Soit vous nous fournissez (au plus tard à midi le jour ouvrable précédant l’entrée en service) le document « Dimona ». Nous effectuons alors la déclaration Dimona pour vous dans les délais (payant).
- Soit vous effectuez vous-même la déclaration Dimona via nos e-services, au plus tard au moment de l'entrée en service (gratuit).
La déclaration Dimona IN doit être faite au plus tard au moment où votre travailleur commence à travailler (sauf la Dimona pour les étudiants*).
Attention : si vous ne remplissez pas vous-même la déclaration Dimona, vous devez nous fournir le document Dimona au plus tard à midi le jour ouvrable précédant l'entrée en service.
* Lorsque vous engagez un étudiant, vous êtes tenu d'introduire une déclaration Dimona spécifique (Dimona STU). Cette Dimona doit être faite avant le début des prestations.
Il est très important de la faire dans les temps, car si la Dimona est tardive, l'employeur ne peut plus bénéficier des avantages liés au statut d'étudiant, notamment la réduction des cotisations de sécurité sociale.
Tout employeur qui occupe du personnel doit établir un règlement de travail. L’introduction et la modification du règlement de travail nécessite de suivre une procédure spécifique.
Si nécessaire, notre service juridique peut vous guider dans l’introduction ou la modification de votre règlement de travail.
Lorsqu'un nouveau travailleur entre en service, la première chose à faire est une déclaration Dimona. (Voir la question « Comment, en tant qu'employeur, pouvez-vous faire une déclaration Dimona lors de l'engagement d'un nouveau travailleur ?) »
Vous devez également signer avec votre travailleur un contrat de travail. Parfois, d’autres annexes doivent également être signées comme, par exemple, en cas d’octroi de chèques-repas, d’un remboursement de frais ou, pour la mise en place du télétravail.
N’hésitez pas à prendre contact avec votre gestionnaire qui peut vous fournir un modèle adéquat selon la situation.
Par ailleurs, pour un traitement correct du salaire, veillez toujours à informer votre gestionnaire si d’autres avantages extra-légaux (voiture de société, GSM, ordinateur portable, etc.) sont attribués à votre travailleur.
Notre service juridique peut également vous fournir une convention adaptée à votre situation spécifique (legal@ssn.be). Enfin, lors de l’entrée en service d’un nouveau travailleur, le règlement de travail doit toujours lui être remis.
Un nouveau travailleur peut télétravailler dès son premier jour de travail.
Toutefois, en cas de télétravail régulier, il est obligatoire de signer une convention. Vous pouvez demander notre modèle de convention au service juridique.
Au sein de la Commission Paritaire 216 pour les employés du notariat, il existe 7 catégories de fonctions : 1, 2A, 2B, 3A, 3B, 4A et 4B.
La catégorie à attribuer dépend de la fonction et des tâches réellement exercées par le collaborateur.
Chaque catégorie comprend 41 niveaux, chacun associé à un salaire brut mensuel minimum pour un régime de travail à temps plein.
Le niveau au sein de la catégorie de fonction est déterminé par la rémunération mensuelle brute du travailleur. Vous devez placer le travailleur au niveau correspondant à la rémunération négociée ou immédiatement inférieur. La rémunération minimale à respecter est celle du niveau 0 de la catégorie de fonction du travailleur.
Il existe une exception au principe énoncé ci-dessus pour les employés qui n’ont jamais travaillé précédemment dans le notariat et dont la fonction fait partie des groupes de fonctions 1, 2A, 2B, 3A et 3B. Pour eux, un niveau minimum doit être accordé selon leur âge :
- 35-44 ans : niveau minimum 3,
- ≥ 45 ans : niveau minimum 6.
Vous retrouverez plus d’informations et des exemples concrets sur l’eNotariat.
Si vous engagez un étudiant, un contrat, qui doit contenir un certain nombre de mentions obligatoires, doit être conclu par écrit, au plus tard au moment de l’entrée en service. Un contrat d’occupation étudiant est toujours conclu pour une durée déterminée de 12 mois maximum.
Les documents nécessaires à l’engagement d’un étudiant sont disponibles sur notre site sous DOCUMENT > DIMONA/ETUDIANT. Vous devez transmettre à votre gestionnaire de dossier une copie des documents suivants :
- le contrat de travail ;
- copie de l’attestation « Student at work » remise par l’étudiant et justifiant de la possibilité de bénéficier des cotisations ONSS réduites ;
- le document « Dimona » (si vous souhaitez que nous fassions la déclaration Dimona pour vous). Pour plus d’informations concernant la dimona, voyez la question « Comment introduire une Dimona lors de l’engagement d’un nouveau travailleur ? ».
Attention : en cas de déclaration tardive ou erronée, les heures déclarées tardivement seront considérées comme des heures effectuées en dehors du quota de 650 heures et seront donc soumises aux taux de cotisations normales. L’ONSS n’accepte aucune exception.
Un aperçu des barèmes salariaux applicables aux étudiants est disponible sur notre site internet sous DOCUMENTS > BAREMES ou via le module « Barème CP 216 » de notre e-service.
Oui, vous avez la possibilité de conclure un contrat de travail à durée déterminée ou indéterminée avec un pensionné.
Une déclaration Dimona doit également être introduite
Toutes les dispositions légales et sectorielles s’appliquent également dans ce cas.
Veuillez toujours informer votre gestionnaire lorsqu’un travailleur a pris ou va prendre sa pension car cela peut impacter le calcul du salaire.
De plus, le pensionné qui souhaite reprendre (ou poursuivre) une activité professionnelle devra vérifier préalablement s’il peut cumuler des revenus professionnels avec sa pension car des limites sont prévues. Vous trouverez plus informations sur le sujet dans notre news et sur le site internet du Service Fédéral des Pensions.
Dans la CP 216 et pour les clercs de notaire, la durée hebdomadaire de travail est fixée à 37h30 par semaine.
Il n’est pas possible de travailler avec des jours de récupération mais il est possible d’introduire une certaine flexibilité via, par exemple, l’horaire flottant.
Pour plus d’informations, n’hésitez pas à contacter le service juridique (legal@ssn.be).
Lorsqu'un travailleur modifie ses horaires de travail, un avenant au contrat de travail doit toujours être établi.
Un modèle est disponible sur notre site sous la rubrique « DOCUMENTS > DOCUMENTS SUR DEMANDE ».
Pour assurer le bon suivi du dossier, veuillez transmettre à votre gestionnaire une copie signée de l’avenant.