QUESTION DU MOIS – SEPTEMBRE 2024
Malheureusement, l'un de mes collaborateurs quittera bientôt mon entreprise. Quand la Dimona de sortie doit-elle être effectuée ? En outre, un étudiant rejoindra mon équipe le mois prochain. Faut-il également effectuer une Dimona à cette occasion ?
Lorsqu'un travailleur rejoint ou quitte une entreprise, son employeur doit effectuer une Dimona d’entrée en service (Dimona IN) ou une Dimona de sortie de service (Dimona OUT). Pour éviter des sanctions en tant qu'employeur, il est important que cette déclaration soit effectuée en temps utile et que les informations correctes y soient mentionnées.
Qu’est-ce qu’une Dimona ?
Une Dimona est un message électronique par lequel l'employeur communique immédiatement à l'ONSS la date de début ou de fin de l'occupation de ses membres du personnel.
Cette déclaration Dimona permet une identification correcte et rapide des travailleurs et de leur relation de travail et est obligatoire pour tous les employeurs.
Pour qui une Dimona doit-elle être effectuée ?
Une Dimona doit en principe être effectuée pour tous les travailleurs employés dans le cadre d'un contrat de travail.
Lorsque vous engagez un étudiant, vous êtes tenu d'introduire une déclaration Dimona spécifique appelée Dimona STU.
Quand la Dimona doit-elle être effectuée ?
La Dimona IN doit être effectué au plus tard au moment où le travailleur commence à travailler.
! Attention : il existe une exception à cette règle pour la Dimona STU, qui doit être effectuée avant le début des prestations. Il est très important d'effectuer cette Dimona spéciale pour les étudiants dans les délais impartis, car si la Dimona est introduite tardivement, l'employeur ne peut plus bénéficier des avantages liés au statut d'étudiant, notamment la réduction des cotisations de sécurité sociale.
La Dimona STU doit absolument :
être réalisée avant le début des prestations ;
être faite à chaque trimestre ;
et indiquer les prestations réalisées au cours du trimestre en question.
La Dimona OUT doit être effectuée au plus tard le premier jour ouvrable suivant la date de fin du contrat de travail, étant entendu que la date de fin d'emploi est le dernier jour ouvrable. Par exemple, si le dernier jour de travail de votre travailleur est un mercredi, la Dimona OUT devra être effectuée au plus tard le jeudi.
En pratique
Dans la pratique, le SSN peut se charger pour vous des déclarations Dimona. Pour ce faire, vous avez le choix entre les deux options suivantes :
Vous pouvez utiliser le portail du SSN. Dans ce cas, vous devez choisir le type de Dimona dans la liste déroulante. Par exemple, pour un contrat de travail ordinaire, vous devez choisir le type « OTH », tandis que pour un étudiant, vous devez choisir le type « STU ».
Vous pouvez également nous envoyer le formulaire disponible sur notre site web, par courrier (à l'adresse dimona@ssn.be ou à l'adresse de votre gestionnaire de dossier).
Si vous choisissez cette 2ème option et afin de permettre à votre gestionnaire de dossier de faire les déclarations nécessaires dans les délais légaux, veuillez lui communiquer :
tout engagement de personnel au plus tard le jour ouvrable précédant la date d'entrée en service, avant 12 heures. Si la date d'entrée en service est prévue un lundi, cette information doit donc être transmise à votre gestionnaire de dossier au plus tard le vendredi précédent à 12 heures.
Le personnel quittant ses fonctions au plus tard le jour ouvrable suivant le dernier jour de travail, avant 12 heures. Par exemple, dans le cas d'une cessation d'activité le jeudi, cette information doit être transmise à votre gestionnaire de dossier au plus tard le vendredi à 12 heures. Toutefois, notre secrétariat social étant fermé le samedi, nous vous prions d'informer votre gestionnaire de dossier le jour même de tout départ survenant un vendredi, de préférence avant 12 heures.
Si vous avez des questions concernant une déclaration Dimona ou concernant une modification ou une annulation d'une déclaration Dimona, n'hésitez pas à contacter votre gestionnaire de dossier.
