FAQ

Voor de bepaling van het anciënniteitsverlof wordt enkel rekening gehouden met de anciënniteit die de werknemer bij zijn/haar huidige werkgever heeft opgebouwd. Met eerder opgebouwde anciënniteit in de sector wordt geen rekening gehouden. U kan als werkgever er altijd voor kiezen om de anciënniteitsverlofdagen van uw nieuwe werknemer te behouden. Onze juridische dienst kan u informeren over de mogelijkheden en desgewenst een overeenkomst opmaken.

Het aantal vakantiedagen waarop uw werknemer recht heeft, hangt af van de volgende factoren:

• Het aantal gewerkte of gelijkgestelde dagen in het voorgaande jaar.
• Het tewerkstellingsregime van de werknemer.

Een werknemer die het volledige jaar heeft gepresteerd in hetzelfde arbeidsregime, zal recht hebben op 4 weken wettelijke vakantie. Voor een voltijdse werknemer zal dit in het notariaat neerkomen op 150 uur (4 weken x 37,5 uur/week).

Daarnaast hebben werknemers nog recht op sectorale verlofdagen, (zie de vraag ”Welke vakantiedagen worden toegekend aan de werknemers in het notariaat?”), en eventueel op extra verlofdagen die u op het niveau van uw kantoor zou hebben toegekend.

In de loop van januari bezorgen wij u per medewerker een overzicht van de vakantierechten waarop aanspraak kan worden gemaakt.

Een actueel vakantieoverzicht kan u nadien terugvinden in het klantenportaal van onze e-services (mijn modules > Rapportering > Vakantierechten). Uw medewerkers kunnen hun vakantie-overzicht eveneens onderaan hun maandelijkse loonfiche raadplegen of in de module e-afwezigheden indien u deze module gebruikt.

In de sector van het notariaat hebben werknemers recht op 5 verlofdagen, die gewoonlijk “CAO-dagen” worden genoemd.

Deze CAO-dagen kunnen worden vastgelegd door het paritair comité of door de werkgever (= vaste CAO-dagen), of ze kunnen vrij gekozen worden door de werknemer (= vrije CAO-dagen).

Deze dagen worden pro rata berekend op basis van de datum van indiensttreding en de arbeidsduur van de werknemer.

Bijvoorbeeld, een voltijdse werknemer kan aanspraak maken op 37,50 uren (= 5 dagen) CAO-vakantie. Voor werknemers die deeltijds werken, wordt het recht pro rata toegekend. Dit wil zeggen dat werknemers die 30 uren per week werken, recht hebben op 30 uren CAO-vakantie. De CAO-dagen die door de sector of de onderneming worden vastgelegd,  worden afgetrokken van het basisrecht en worden opgenomen in de vrije CAO-uren.

Bijvoorbeeld:
De sector heeft beslist om 3 dagen vast te leggen op vrijdag en 2 dagen vrij te laten kiezen.

Werknemer A werkt voltijds en presteert 5 x 7,5 uur (37,5 uur per week).
Hij/zij heeft recht op een saldo van 15 uur vrije CAO-uren => 37,5 – 22,5 (3 x 7,5 uur op vrijdag).

Werknemer B werkt voltijds en presteert 8 uur van maandag tot donderdag en 5,5 uur op vrijdag.
Hij/zij heeft recht op een saldo van 21 uur vrije CAO-uren => 37,5 – 16,5 (3 x 5,5 uur op vrijdag).

Werknemer C werkt 4/5^e (30u) en werkt niet op woensdag.
Hij/zij heeft recht op een saldo van 7,5 uur vrije CAO-uren => 30 – 22,5 (3 x 7.5 uur op vrijdag).

De vastgelegde CAO-dagen voor 2025 en 2026 kan u terugvinden op onze website onder DOCUMENTEN > VARIA.

In uw HR Dashboard (https://mod.ssn.be/Owin/Logon_dashboard/) kan u via de module ‘Rapportering > Vakantierechten’ een overzicht terugvinden.

U krijgt in eerste instantie een collectief overzicht van de opgenomen en resterende verlofdagen binnen uw kantoor. Door één of meerdere medewerkers aan te vinken verschijnt er per medewerker een globaal overzicht van de vakantierechten op het scherm.

Wenst u meer details? Via de knop ‘PDF’ kan u een handig en gedetailleerd overzicht bekomen van elke geselecteerde medewerker. Werkgevers die gebruik maken van de module e-afwezigheden krijgen bovendien ook het overzicht te zien inclusief geplande en goedgekeurde dagen in de toekomst.

Medewerkers kunnen hun vakantiesaldo ook zelf raadplegen:

• onderaan hun loonfiche
• of via de module e-afwezigheden, indien deze geactiveerd is.

Uw nieuwe werknemer moet u de vakantieattesten van zijn/haar vorige werkgever bezorgen, zodat zijn/haar (eventueel) recht op wettelijke vakantiedagen bij u kan worden bepaald.

Bij zijn/haar vertrek heeft de vorige werkgever het vakantiegeld voor de wettelijke vakantiedagen al uitbetaald. Daarom zal, wanneer de werknemer effectief vakantie neemt, het brutoloon van de betreffende maand worden verminderd per opgenomen vakantiedag. Dit komt doordat de werknemer voor deze dagen al een enkel vakantiegeld heeft ontvangen bij zijn/haar vertrek bij de vorige werkgever.

Gelieve ons de vakantieattesten te bezorgen. Uw dossierbeheerder zal u vervolgens een overzicht bezorgen van de wettelijke en eventueel sectorale vakantiedagen die uw nieuwe medewerker bij u kan opnemen. Wat de verrekening van het enkel vakantiegeld betreft, vindt u een gedetailleerde uitleg in de praktische fiche die beschikbaar is op onze website.

Het vakantieattest is een document dat aan het einde van de arbeidsrelatie aan de werknemer wordt overhandigd en dat het recht op vakantie bevestigt dat de werknemer bij zijn vorige werkgever heeft opgebouwd, evenals het aantal vakantiedagen dat hij reeds bij deze werkgever heeft opgenomen.

Uw nieuwe werknemer moet zijn vakantieattest aan het begin van de arbeidsrelatie aan u bezorgen. Vervolgens dient u het aan uw dossierbeheerder mee te delen bij de aanvang van de tewerkstellingsperiode, zodat het in de gegevens van uw nieuwe werknemer kan worden geregistreerd.

Een jongere die net is afgestudeerd, heeft in principe geen recht op wettelijke vakantie, aangezien hij/zij het jaar voorafgaand aan zijn indiensttreding niet als werknemer heeft gewerkt. Onder bepaalde voorwaarden kan hij/zij echter jeugdvakantie opnemen.

Om recht te hebben op jeugdvakantie, moet de werknemer:

• jonger zijn dan 25 jaar op 31 december van het vakantiedienstjaar (= het voorgaande jaar);
• in de loop van het vakantiedienstjaar zijn studies of opleiding beëindigd hebben;
• na het einde van zijn studie, zijn leertijd of zijn opleiding tijdens het vakantiedienstjaar gewerkt hebben als loontrekkende met één of meer arbeidsovereenkomsten, gedurende ten minste een maand (ten minste 13 dagen van effectieve of gelijkgestelde arbeid).

Wanneer een werknemer aan deze voorwaarden voldoet, dient u uw dossierbeheerder hiervan op de hoogte te brengen zodat hier rekening mee kan worden gehouden bij het bepalen van de vakantierechten.

Met de jeugdvakantie kan men de wettelijke vakantie aanvullen tot 4 weken. Men kan deze jeugdvakantie opnemen van zodra alle wettelijke vakantie opgenomen is.

De werknemer zal voor deze dagen een uitkering ontvangen van de RVA. Bij de loonberekening van een maand waarin jeugdvakantie wordt opgenomen, zullen wij voor u de vereiste elektronische aangifte doen.

Let op, de werknemer moet ook zelf de nodige stappen ondernemen, hetzij via de HVW, hetzij via zijn/haar vakbond. Meer informatie over jeugdvakantie en de te vervullen formaliteiten die de werknemer zelf in orde moet brengen, kan u nalezen op de website van de RVA.

Een werknemer van 50 jaar of ouder die opnieuw een arbeidsovereenkomst in de privésector aanvat, heeft in principe geen recht op wettelijke vakantiedagen indien hij/zij het jaar voorafgaand aan zijn/haar indiensttreding niet in loondienst heeft gewerkt. Onder bepaalde voorwaarden kan hij/zij echter seniorvakantie opnemen.

Om recht te hebben op seniorvakantie, moet de werknemer:

• minstens 50 jaar zijn op 31 december van het vakantiedienstjaar (= het voorgaande jaar);
• geen recht hebben op 4 weken wettelijke vakantie, ingevolge volledige werkloosheid of invaliditeit gedurende het voorgaande jaar.

Wanneer een werknemer voldoet aan bovenstaande voorwaarden, dient u uw dossierbeheerder hiervan op de hoogte brengen zodat hier rekening mee kan worden gehouden bij het bepalen van de vakantierechten.

Met seniorvakantie kan men de wettelijke vakantie aanvullen tot 4 weken. Men kan seniorvakantie opnemen van zodra alle wettelijke vakantie opgenomen is.

De werknemer zal voor deze dagen een uitkering van de RVA ontvangen. Hiervoor zullen wij bij de loonberekening van een maand waarin seniorvakantie wordt opgenomen, voor u de vereiste elektronische aangifte doen.

Let op, de werknemer moet ook zelf de nodige stappen ondernemen, hetzij via de HVW, hetzij via zijn/haar vakbond.

Meer informatie over seniorvakantie en de te vervullen formaliteiten die de werknemer zelf in orde moet brengen, kan u nalezen op de website van de RVA.

Personen die het werk aanvatten of een activiteit als loontrekkende hervatten, kunnen vanaf het jaar waarin ze starten of het werk hervatten, onder bepaalde voorwaarden van Europese vakantie genieten, die erop gericht is om hun onvolledige recht op vakantie te vervolledigen.

Om in aanmerking te komen voor Europese vakantie, moet een werknemer aan de volgende voorwaarden voldoen:

• Een activiteit als loontrekkende aanvatten of hervatten;
• Gedurende een aanloopperiode van 3 maanden effectieve of gelijkgestelde prestaties in hetzelfde kalenderjaar hebben geleverd;
• Reeds alle wettelijke vakantie hebben opgenomen.

De dagen Europese vakantie worden geleidelijk aan opgebouwd op basis van de effectieve prestaties tijdens het lopende jaar. U kan bij uw dossierbeheerder navragen hoeveel recht uw werknemer precies heeft op een bepaald ogenblik.

De Europese vakantie wordt gefinancierd via een voorschot op het dubbel vakantiegeld van het volgende jaar. Dat wil zeggen dat het dubbel vakantiegeld dat de werknemer het volgende jaar zal ontvangen, verminderd zal worden met het reeds uitbetaalde loon bij opname van Europese vakantie.

Als werkgever kunt u er altijd voor kiezen om meer vakantiedagen toe te kennen dan wettelijk voorzien.

In dat geval raden wij u sterk aan om een addendum te ondertekenen waarin de toekenningsmodaliteiten worden vastgelegd (aantal dagen, regeling bij het einde van het contract of bij schorsing, ...).

Indien u extra vakantiedagen wenst toe te kennen, aarzel dan niet om contact op te nemen met onze juridische dienst (legal@ssn.be), die u hierbij kan helpen.