FAQ

Ja, met uw toestemming kan een werknemer onbetaald verlof (of verlof zonder wedde) opnemen. In dat geval wordt de arbeidsovereenkomst geschorst, maar blijft ze wel van kracht. Indien het verlof voor een langere periode wordt overeengekomen, is het aanbevolen om dit formeel vast te leggen via een schriftelijke bijlage. Op uw verzoek kunnen wij u een model bezorgen.

Houd er echter rekening mee dat, afhankelijk van de duur van de afwezigheid, onbetaald verlof een impact kan hebben op het vakantiegeld en het aantal vakantiedagen voor het volgende jaar (zowel de dagen als het dubbel vakantiegeld), op de eindejaarspremie, en op de sociale rechten van de werknemer (pensioen, ziekte-uitkeringen, werkloosheid).

Ja, het SSN biedt een gebruiksvriendelijk systeem aan, inclusief een smartphone-app, waarmee u als werkgever uw administratie kan vereenvoudigen.

U hoeft enkel de aangevraagde afwezigheden van uw medewerkers te behandelen. Na goedkeuring worden deze automatisch klaargezet in de e-prestaties.

Zowel u als uw medewerker kunnen de actuele vakantierechten en geplande verlofdagen raadplegen via de kalender van de medewerker (klik rechtsboven op de ‘i’ om de opgenomen en resterende verloftellers te raadplegen). Binnen deze module kan u ook een lijst van alle afwezigheden en verloftellers van uw medewerkers opvragen via het tabblad ‘Afdruk lijsten’.

Meer info en/of een eventuele demo van dit systeem kan steeds worden aangevraagd via uw dossierbeheerder of info@ssn.be.

Overeenkomstig het Koninklijk Besluit van 30 maart 1967 moeten werknemers met schoolgaande kinderen voorrang krijgen voor vakantie tijdens de schoolvakanties.

Bovendien moet, tenzij anders verzocht door de betrokken werknemer, een ononderbroken periode van twee weken vakantie worden gegarandeerd tussen 1 mei en 31 oktober. Deze periode wordt verlengd tot drie weken voor werknemers die aan het einde van het vakantiedienstjaar jonger zijn dan 18 jaar.

Tot slot moet in ieder geval een ononderbroken periode van één week vakantie worden gegarandeerd.

Vakantie dient steeds opgenomen te worden in onderling akkoord met de werkgever. U kan dus een vakantieaanvraag weigeren, al dient u er wel voor te zorgen dat een werknemer al zijn vakantierechten kan opnemen binnen het jaar en dat de weigering niet onrechtmatig is.

Ja, dit kan. Als u voor de eerste keer een collectieve sluiting in uw onderneming wenst in te voeren, moet uw arbeidsreglement worden aangepast om deze mogelijkheid te voorzien en moet de daartoe voorgeschreven procedure worden gevolgd.

Daarnaast dient u elk jaar opnieuw bepaalde formaliteiten te vervullen, (bijvoorbeeld het ophangen van een kennisgeving, het toevoegen van deze kennisgeving aan uw arbeidsreglement, enzovoort).

Tot slot, mits aan bepaalde voorwaarden wordt voldaan, kunnen uw werknemers tijdelijke werkloosheidsuitkeringen ontvangen als zij niet genoeg vakantiedagen hebben om de periode van collectief verlof te dekken. Voor meer informatie hierover kan u contact opnemen met de juridische dienst.

Een voltijdse werknemer mag per jaar niet tewerkgesteld worden tijdens de 10 wettelijke feestdagen. De werkgever is bovendien verplicht om deze niet-gewerkte dagen te vergoeden.

Indien een feestdag samenvalt met een zondag of een gewone inactiviteitsdag (bijvoorbeeld een zaterdag), heeft de werknemer recht op een vervangingsfeestdag. Deze vervangingsfeestdag moet worden vastgelegd op een normale activiteitsdag binnen de onderneming. In dat geval krijgt de vervangingsdag het statuut van een wettelijke feestdag.

Indien u deze vervangingsdag op voorhand wil vastleggen voor uw onderneming, dient u de vervangingsdag overeen te komen in onderling overleg met al uw werknemers of met iedere werknemer afzonderlijk in individueel overleg. Indien u een akkoord bereikt voor uw volledig kantoor, moet u voor 15 december van het voorafgaande jaar een ondertekend en gedateerd bericht aanplakken in uw kantoor. Een kopie van dit bericht moet aan het arbeidsreglement worden toegevoegd als bijlage en moet opgestuurd worden naar de bevoegde Externe Directie Toezicht Sociale Wetten.

Bij gebrek aan een overeenkomst hierover, wordt de vervangingsdag vastgesteld op de eerstvolgende werkdag die volgt op de feestdag. Indien u vragen heeft over een vervangingsfeestdag die op een gewone inactiviteitsdag valt, aarzel dan niet om contact op te nemen met uw dossierbeheerder.

Hiervoor dient een onderscheid gemaakt te worden tussen de overdracht van wettelijke vakantiedagen, de overdracht van niet-wettelijke vakantiedagen en de overdracht van vrije feestdagen.

• Wettelijke vakantiedagen kunnen in principe niet overgedragen worden naar het volgende jaar (zelfs niet indien beide partijen hiermee instemmen). De werknemer dient zijn wettelijke vakantiedagen dus op te nemen voor het einde van het jaar.

Op dit principe bestaat een uitzondering, meer bepaald wanneer een werknemer zich in de onmogelijkheid bevindt om zijn wettelijke vakantiedagen op te nemen voor 31 december omwille van welbepaalde oorzaken van schorsing van de arbeidsovereenkomst (waaronder ziekte). U kan hierover meer lezen in onze vraag van de maand – November 2024.

• De overdracht van bepaalde niet-wettelijke dagen (bijvoorbeeld anciënniteitsverlofdagen, classificatiedagen, extralegale vakantiedagen, … ) wordt echter niet uitdrukkelijk verboden, tenzij anders is bepaald.

Gelieve ons in dit geval te informeren over het aantal extralegale vakantiedagen dat eventueel mag overgedragen worden. Wij raden bovendien aan om richtlijnen vast te leggen omtrent de overdracht van de extralegale vakantiedagen (aantal dagen dat overgedragen mag worden, beperking in de tijd voor de overdracht van deze dagen, enz.). Er bestaan hieromtrent geen verplichtingen, wat betekent dat u als werkgever vrij bent om zelf de modaliteiten van de overdracht te bepalen. Indien u dit voordeel aan alle werknemers wenst toe te kennen, raden wij evenwel aan om de modaliteiten vast te leggen in een e-mail of policy. De juridische dienst kan u hierbij helpen.

De eventuele overgedragen extralegale vakantiedagen dienen op de prestatiestaat weergegeven te worden als “conventionele vakantie” (= code “CV”). Vrije feestdagenwaarop de werknemer recht heeft, dienen dan weer verplicht opgenomen te worden in het betreffende jaar. Zij kunnen dus niet overgedragen worden naar het volgende jaar.

Wanneer een werknemer uit dienst treedt, worden de resterende uren wettelijke vakantie automatisch uitbetaald. De vakantie-attesten worden afgeleverd, zodat de werknemer deze vakantie-uren nog kan opnemen bij een volgende werkgever.

Het klein verlet biedt aan werknemers de mogelijkheid om in bepaalde omstandigheden voor een korte periode afwezig te zijn van het werk. De werknemer krijgt voor de opgenomen dagen klein verlet zijn normale loon uitbetaald. De werknemer dient hiervoor zijn/haar werkgever zo snel mogelijk te verwittigen.

Bij opname van klein verlet volstaat het om uw dossierbeheerder hiervan op de hoogte te brengen, bij voorkeur door hiervan melding te maken op de prestatiestaat (omschrijving ‘KV’). U kan op het eNotariaat een lijst terugvinden met de meest voorkomende situaties voor klein verlet voor werknemers die tewerkgesteld worden als notarisbediende (PC 216).

Een elektronische aanvraag moet worden ingediend door de werkgever en de werknemer bij de RVA.

Uw dossierbeheerder kan deze procedure voor u uitvoeren. De werknemer moet daarna zelf aangifte doen.

Er moet een addendum worden opgesteld waarin het nieuwe uurrooster wordt vermeld. Een model hiervan is beschikbaar op onze website, onder de rubriek ‘DOCUMENTEN > DOCUMENTEN OP AANVRAAG’

Om een goede opvolging van het dossier te garanderen, gelieve aan uw dossierbeheerder het volgende te bezorgen:

• Een kopie van de bijlage bij het contract
• De goedkeuring C62 die de werknemer van de RVA heeft ontvangen

Vergeet in elk geval niet om uw dossierbeheerder op de hoogte te brengen, zodat het loon correct kan worden berekend.