FAQ

Wanneer u wil starten met de module e-afwezigheden, voorzien wij een demo om uitgebreid kennis te maken met de module. We bezorgen u vervolgens de handleidingen voor het gebruik van de module als werkgever en werknemer.

Het is aanbevolen om alle wijzigingen zo snel mogelijk door te geven, bij voorkeur in de eerste helft van de maand, zodat de gegevens correct kunnen worden bijgewerkt vóór de loonberekening.

Ja, voor een zo correct mogelijke verwerking van de lonen, dienen correcties op voorgaande maanden steeds meegedeeld te worden.

De regularisatie zal worden uitgevoerd bij de loonberekening van de volgende maand.

Hoe doet u dat in de praktijk? U kunt bij het doorsturen van de prestaties van de maand de niet-aangegeven verlofdagen (of andere afwezigheden) van de vorige maand vermelden in de rubriek "mededeling betreffende de werknemer".

Als u werkt met de module e-afwezigheden (zie de vraag: “Bestaat er een systeem waarmee de werknemer zelf zijn verlof en andere afwezigheden kan aanvragen?”) kunt u de correcties rechtstreeks in de module aanbrengen (enkel mogelijk tot één maand terug in de tijd).

Ja, via een volmacht kunnen wij rechtstreeks instaan voor de uitbetaling van de lonen en de facturen.

Indien u interesse heeft in dit systeem, contacteer dan onze dienst boekhouding (accountancy@ssn.be) die u de nodige informatie zal bezorgen.

U kan deze documenten steeds gratis opvragen via onze e-services onder de rubriek ‘aanvraag documenten’. Vul hierbij de gewenste periode in en het e-mailadres waarnaar het document mag worden verstuurd.

Indien uw werknemer zijn/haar loonbrieven elektronisch wil raadplegen, kan dit zowel via IZIMI, een persoonlijke digitale kluis waarin alle belangrijke documenten bewaard kunnen worden (waaronder loonbrieven),  of via onze e-services:

• Optie 1: IZIMI

Om IZIMI te gebruiken dient de werknemer een account aan te maken op https://www.izimi.be/nl/maak-je-izimi-account-aan. Naar het opgegeven e-mailadres wordt een activatiemail verzonden. Meer informatie is beschikbaar op het volgende adres https://www.izimi.be/nl/partners/ssn

•  Optie 2: via e-services SSN

Verkiest de werknemer om de loonfiches te ontvangen via onze e-services, dan volstaat het om het document ‘elektronische loonbrief’, beschikbaar op onze website onder de rubriek DOCUMENTEN > VARIA, aan uw dossierbeheerder over te maken.

Wanneer iemand anders dan de werkgever toegang dient te krijgen tot de loondocumenten, moet er een volmacht worden ondertekend. Dit formulier kan per e-mail worden opgevraagd via het e-mailadres info@ssn.be.

U kan dit document steeds gratis opvragen via onze e-services onder de rubriek ‘aanvraag documenten’. Vul hierbij de gewenste referentiedatum in en geef het e-mailadres op waarnaar het document mag worden verstuurd. U kan het attest ook opvragen bij onze dienst boekhouding via accountancy@ssn.be (betalende dienst).

De sociale balans is een verplicht boekhoudkundig document dat samen met de jaarrekening moet worden ingediend bij de Nationale Bank van België. In de sociale balans wordt gerapporteerd over de tewerkstellingssituatie en de opleidingsactiviteiten van de werknemers.

Het neerleggen van een sociale balans is verplicht voor alle vennootschappen die een jaarrekening moeten opstellen en personeel tewerkstellen, evenals voor alle vzw’s die gemiddeld 20 VTE of meer per jaar tewerkstellen.